Bekanntmachung
Beratung und Unterstützung bei der System Conversion von SAP ERP auf SAP S/4 HANA für die Module PSM, FI/FI-AA und CO/PS IIC-2025-0046
| Vergabenr. | IIC-2025-0046 |
| 1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: | |
| Name und Anschrift: | Freie Universität Berlin Thielallee 38 14195 Berlin Deutschland |
| Telefonnummer: | +493083853314 |
| Telefaxnummer: | |
| E-Mail-Adresse: | vergabe@fu-berlin.de |
| Internet-Adresse: | https://www.fu-berlin.de |
| Zuschlagserteilende Stelle: | Siehe oben |
| 2. Verfahrensart (§ 8 UVgO): | |
| Verfahrensart: | Öffentliche Ausschreibung |
| 3. Angebote können abgegeben werden: | |
| elektronisch in Textform | |
| elektronisch mit fortgeschrittener Signatur | |
| elektronisch mit qualifizierter Signatur | |
| Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: | -ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) |
| 4. Zugriff auf Vergabeunterlagen: | |
| Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3 UVgO): | |
| 5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung: | |
| Art der Leistung: | Beratung und Unterstützung bei der System Conversion von SAP ERP auf SAP S/4 HANA für die Module PSM, FI/FI-AA und CO/PS |
| Menge und Umfang: | Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beratung und Unterstützung der Freien Universität Berlin bei der Migration auf S/4 HANA in den Modulen PSM, FI, FI-AA, CO und PS. Das Procurement mit den Modulen SRM/MM ist Teil eines eigenen Projektes und einer eigenen Ausschreibung. Es wird keine Projektkoordination erwartet. Bestandteile des Auftrags sind im Wesentlichen: - Beratung und Unterstützung der Projektleitung (i.d.R. über Videokonferenzen) - Beratung und Unterstützung der Teilprojekt-AG's (in Präsenz und über Videokonferenzen) - Beratung der Moduladministration (i.d.R. über Videokonferenzen) - Unterstützung der Moduladministration beim Customizing - Unterstützung bei der Dokumentation und Fortschreibung der Fachkonzepte - Begleitung der Test- und Produktivsetzungsphasen |
| Ort der Leistung: | Freie Universität Berlin 14195 Berlin |
| 6. Losaufteilung: | |
| Losweise Vergabe: | Nein |
| Angebote sind möglich für: | die Gesamtleistung |
| 7. Nebenangebote sind | |
| nicht zugelassen | |
| 8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: | |
| Beginn der Ausführungsfrist: | |
| Ende der Ausführungsfrist: | |
| Bemerkung zur Ausführungsfrist: | Ausführungszeitraum: Der Beginn der Arbeiten erfolgt direkt nach Zuschlagserteilung. Nach Zuschlagserteilung sind folgende Meilensteine avisiert: -Abschluss des Fachkonzeptes für die jahresabhängigen Umstellungen (BCS etc.): bis Ende August 2025 -Abschluss des Fachkonzeptes für die jahresunabhängigen Umstellungen (Hauptbuch etc.): bis Ende Q3/2025 -Technische Umsetzung der jahresabhängigen Umstellungen: bis Mitte Oktober 2025 -Testphase und Qualitätssicherung der jahresabhängigen Umstellungen: bis Mitte November 2025 -Produktivsetzung der jahresabhängigen Umstellungen: ab Mitte November 2025 -Technische Umsetzung der jahresunabhängigen Umstellungen: bis Ende Februar 2026 -Testphase und Qualitätssicherung der jahresunabhängigen Umstellungen: bis Ende März 2026 -Produktivsetzung der jahresunabhängigen Umstellungen: April 2026 -Testphasen und Qualitätssicherung der System Conversion: Q2/Q3 2026 -Umsetzung der finalen System Conversion: Ende Q3 2026 |
| 9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: | |
| unter (URL:) | https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1966734cf50-486f80d495e0939d |
| Weitere Auskünfte erteilen/erteilt | Siehe oben |
| Stelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen: | Freie Universität Berlin Thielallee 38 14195 Berlin Deutschland |
| Internet-Adresse (URL): | https://vergabekooperation.berlin |
| Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können: | |
| Anschrift: | |
| 10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist: | |
| Angebote sind einzureichen bis: | 20.05.2025 11:00 |
| Ablauf der Bindefrist: | 30.06.2025 |
| 11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen: | |
| 12. Wesentliche Zahlungsbedingungen: | |
| Die Zahlungsbedingungen sind wie folgt festgelegt: 30 Tage netto nach Eingang einer prüfbaren Rechnung inkl. Leistungsnachweis (stundengenaue Abrechnung). Die Abrechnung des Zeitaufwandes bei kurzen Abstimmungen (z.B. per Telefon) erfolgt im 6-Minuten-Takt (0,1 Stunden). Zahlungen erfolgen ausschließlich nach erfolgter Leistungserbringung. Vorauszahlungen werden nicht geleistet. 1 Tag (Personentag) entspricht 8 Arbeitsstunden. |
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| 13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers: | |
| - Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen UVgO, Wirt-214 - Eigenerklärung Nachunternehmen - BVB und Erklärung zur Frauenförderung (Teil A), Wirt-2141 - Bieterangaben Wettbewerbsregister - Eigenerklärung der Bieter- und Bewerbergemeinschaft - Mitarbeiterprofile - Zeitplan - Vorgehenskonzept - vervollständigter aber unveränderter Auftragsverarbeitungsvertrag DSGVO (inkl. Anlage 1 + 2) oder gleichwertiges Vertragsdokument Folgende Dokumente müssen mit Abgabe des Angebots nicht eingereicht werden, sie gelten mit Abgabe des signierten elektronischen Angebots als gelesen und akzeptiert: - BVB zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - (Teil A), Wirt 214 - BVB zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A), Wirt-2143 - BVB über Umweltschutzanforderungen (Teil A), Wirt-2145 - BVB Schutzklausel Beratungs- und Schulungsunternehmen, Wirt-2142 - BVB über Kontrollen und Sanktionen nach BerlAVG (Teil B), Wirt-2144 - In Teilen vorausgefüllter EVB-IT Dienstvertrag - EVB-IT Dienstleistungs-AGB - Sicherheitsrichtlinie für Auftragnehmer - Die Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Freien Universität Berlin für die Ausführung von Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) vom 01.02.2024. |
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| 14. Angabe der Zuschlagskriterien: | |
| Der niedrigste Preis | Nein |
| Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien: | 1 Mindestanforderungen Berater (0%), 2 Preis (50%), 3 Vorgehenskonzept (50%) |
| 15. Sonstiges: | |
| 1. Die Bieter/Bietergemeinschaften haben zwingend die vom Auftraggeber vorgegebenen und kostenfrei über die Vergabeplattform https://vergabekooperation.berlin abrufbaren Formblätter für die Erstellung ihres Angebots zu verwenden. Angebote, die nicht unter Verwendung der Formblätter abgegeben werden, werden vom Verfahren ausgeschlossen. 2. Die Vergabestelle behält sich vor, zur Überprüfung der Angaben ggf. weitere Nachweise und Erklärungen innerhalb einer angemessenen Frist nachzufordern. 3. Auskünfte werden nur nach Anforderung in Textform, die auf der projektbezogenen Internet-Plattform zu diesem Verfahren https://vergabekooperation.berlin erfolgen muss, erteilt. Die Beantwortung und weitere Informationen des Auftraggebers werden, soweit im Zuge der Gleichbehandlung aller Bieter geboten, an gleicher Stelle veröffentlicht. 4. Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach - sei es als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer - an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bieter/Bietergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt ist, führen. 5. Für die Teilnahme am Verfahren wird keine Aufwandserstattung, Entschädigung oder Vergütung gewährt; dies gilt auch für den Fall, dass das Verfahren gleich zu welchem Zeitpunkt abgebrochen wird. 6. Alle Teilnehmer am Verfahren verpflichten sich, die Ihnen im Rahmen dieses Verfahrens bzw. bei Vertragsausführung bekanntwerdenden Informationen vertraulich zu behandeln. Die von den Teilnehmern im Rahmen dieses Verfahrens mitgeteilten personen- und unternehmensbezogenen Angaben werden im Rahmen dieses Verfahrens gespeichert und verarbeitet. Durch Abgabe eines Angebots erklärt der Bieter sich hiermit einverstanden. 7. Bei technischen Problemen bei der Angebotserstellung und/oder Registrierung/Anmeldung wenden Sie sich bitte ausschließlich an den Technischen Support der Vergabeplattform "Vergabekooperation Berlin" Bei technischen Problemen: Technische Support-Hotline Tel.: +49 (0)931 7304621 Mo-Fr 09:00 bis 17:00 Uhr Bei Problemen mit Ihrem Zugang (Registrierung / Anmeldung): Firmenzugang-Hotline Tel.: +49 (0)30 8644 54600 Mo-Fr 09:00 bis 15:00 Uhr Hinweis! Die Vergabestelle kann Sie in diesen Fällen nicht unterstützen. | |