• 1. Fragen zur Vergabeplattform

  • Sie finden an dieser Stelle allgemeine Antworten zur Bedienung der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin, die uns von Ihnen übermittelt wurden.
    Die Themen auf dieser Seite werden von uns ständig aktualisiert. Sollten Sie hier keine Antwort zu dem Sie interessierenden Thema finden, schreiben Sie eine Mail an die jeweilige Kontaktadresse der Kooperationspartner der Vergabeplattform.

    • Frage:
      Ist es möglich, mehrere Mitarbeiter zu einer Firma zu registrieren?
    • Antwort:
      Ja, diese Möglichkeit besteht und wird ausdrücklich gewünscht! Eine Mehrfachanmeldung einer Firma kann so vermieden werden. Unter Ihrer Anmeldung finden unter "Meine Daten ändern" - "Mitarbeiterliste" die Funktion "Neuen Mitarbeiter anlegen".
    • Frage:
      Ich habe mein Passwort vergessen, wie erhalte ich ein neues Passwort?
    • Antwort:
      Variante 1) Sie haben mindestens einen weiteren Mitarbeiter in Ihrem Account hinterlegt? Dann kann dieser sich anmelden und Ihnen ein neues Passwort zuweisen.
      Variante 2) Unter Login ("Kennwort vergessen") finden Sie die Möglichkeit ein neues Kennwort anzufordern.
      Da vergessene Passwörter in der Vergangenheit einen großen Anteil an den Supportfällen ausgemacht haben, möchten wir Ihnen die Funktion der Mitarbeiterverwaltung unter ihren Stammdaten ganz besonders empfehlen.
      Darüber hinaus benutzen Sie am besten einen sicheren Passwortmanager und können in Zukunft weder Passwort noch Benutzerkennung vergessen.
    • Frage:
      Ich habe meine Benutzerkennung vergessen, wie komme ich an diese Information?
    • Antwort:
      Variante 1) Sie haben mindestens einen weiteren Mitarbeiter in Ihrem Account hinterlegt? Dann kann dieser sich anmelden und Ihnen Ihre Benutzerkennung mitteilen.
      Variante 2) Sie schreiben eine Mail an vergabe-support@bwb.de. Wir bitten Sie, wegen dieses Problems von einem Anruf zu den publizierten Supportnummern abzusehen, da wir dazu keine fernmündlichen Auskünfte geben.
    • Frage:
      Sind auf der neuen Vergabeplattform nur noch digitale Abgaben von Teilnahmeanträgen und digitale Angebote möglich?
    • Antwort:
      Für Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb werden in der Regel nur noch digitale Teilnahmeanträge zugelassen. Für die Angebotsphase kann das je nach Ausschreibung zwischen ausschließlich geforderten digitalen Angebotsabgaben und Papierangeboten variieren. Die genauen Bedingungen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Unterlagen zur Ausschreibung.
    • Frage:
      Ist eine Bewerbung oder eine Abgabe der Vergabeunterlagen ohne fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur möglich?
    • Antwort:
      Nein, eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur wird in der Regel zur Abgabe eines Teilnahmeantrags bzw. zur Abgabe eines Angebotes benötigt. Abweichungen für EU-weite Vergaben entnehmen Sie den jeweiligen Ausschreibungsunterlagen.
    • Frage:
      Können die Nachweise und Referenzen vom bestehenden Einkaufsportal in die neue Vergabeplattform übernommen werden?
    • Antwort:
      Nein, aus technischen Gründen ist es nicht möglich, Ihre bereits eingestellten Nachweise und Referenzen auf die neue Vergabeplattform zu übernehmen. Diese müssten Sie neu einstellen.
    • Frage:
      Warnt die Vergabeplattform den Benutzer, wenn der Gültigkeitszeitraum eines Nachweises abläuft?
    • Antwort:
      Derzeit ist keine derartige Logik in der Nachweisverwaltung vorhanden. Sie müssen bei Ablauf eines Nachweises den bestehenden Nachweis löschen und einen neuen Nachweis einstellen.
    • Frage:
      Welche Dateiformate können bei der Nachweisverwaltung hochgeladen werden?
    • Antwort:
      *.pdf; *.docx *.xlsx *.pptx
    • Frage:
      Welche maximale Dateigröße dürfen einzelne Nachweise besitzen?
    • Antwort:
      20 MB
    • Frage:
      Bestehen Software - Voraussetzungen für die Nutzung der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin?
    • Antwort:
      Die Vergabeplattform ist in jedem aktuellen Browser lauffähig. Zum Einsatz des Bietercockpits ist eine aktuelle Java Version für das von Ihnen genutzte Betriebssystem notwendig.
      Das Bietercockpit ist unter den gängigsten Betriebssystemen (MS Windows, MacOS, Linux) lauffähig. Unter MacOS müssen Sie u.U. die Sicherheitseinstellungen so anpassen, dass Sie dem Hersteller der Software vertrauen. Alle AI Werkzeuge können durch Sie kostenfrei genutzt werden.


  • 2. Fragen zum AI Bietercockpit

  • Sie finden im Bietercockpit eine sehr ausführliche bebilderte Anleitung zur Einrichtung und Bedienung des Bietercockpits.

    • Frage:
      Kann ein Angebot an mehreren Rechnern von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden?
    • Antwort:
      Die Dateien für das Angebot werden von der VergabepIattform heruntergeladen und im Bietercockpit LOKAL im Standardverzeichnis des Benutzers abgespeichert. Das bedeutet, dass ein Angebot nur auf demselben Rechner und nur unter demselben angemeldeten Benutzer bearbeitet werden kann. Soll das Angebot mit einer anderen Benutzeranmeldung oder auf einem anderen Rechner weiter bearbeitet werden, exportieren Sie das bearbeitete Angebot als *.bcf aus der Ausschreibungsübersicht und importieren das auf dem anderen Rechner / unter der anderen Benutzeranmeldung im Bietercockpit.
    • Frage:
      Wer signiert das Angebot bei der Abgabe als Bietergemeinschaft?
    • Antwort:
      Der federführende Unternehmer unterschreibt das Angebot mit seiner fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur.
    • Frage:
      Können Bewerbungen und Angebote zurückgezogen werden?
    • Antwort:
      Bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist, haben Sie im AI Bietercockpit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung oder Angebot zurückzuziehen.
    • Frage:
      Wie können Nebenangebote abgegeben werden?
    • Antwort:
      Sofern Nebenangebote im Verfahren zugelassen sind, können Sie im AI Bietercockpit zwischen Haupt- und Nebenangeboten unterscheiden.
    • Frage:
      In welcher Form sollen Nebenangebote abgegeben werden?
    • Antwort:
      Die Form der Nebenangebote ist frei gestaltbar. Im Normalfall fügen Sie das Anschreiben des Nebenangebots bei und laden die relevanten Daten im Bietercockpit hoch.
    • Frage:
      Können die Daten, bspw. vom Angebot, auch lokal auf dem PC gespeichert werden?
    • Antwort:
      Alle Daten zu den von Ihnen bearbeiteten Vergaben sind im Bietercockpit jederzeit verfügbar, können exportiert werden und sind durch Sie selbst archivierbar.
    • Frage:
      Müssen Anlagen, wie z.B. Frauenförderung, separat unterschrieben werden?
    • Antwort:
      Nein, die Signatur bei der Abgabe des Angebots oder eines Teilnahmeantrages gilt für alle Anlagen. Ausnahmeregelungen sind in den Vergabeunterlagen definiert.
    • Frage:
      Kann zusätzlich ein einzelnes Dokument im AI Bietercockpit signiert werden?
    • Antwort:
      Ja, Sie können digital signierte Dokumente mit eingebetteter Signatur (PDF) oder mit abgesetzter Signatur (Originaldokument und Signatur) jederzeit zu Ihrem Angebot importieren.
    • Frage:
      Woran kann es liegen, dass Probleme beim Abgeben eines Angebotes auftreten?
    • Antwort:
      Wenn Sie ein Angebot, nachdem Sie es bearbeitet haben, nicht abgeben können, sind die Ursachen oft in falsch gesetzten Proxyeinstellungen im Bietercockpit zu finden. Wird in Ihrem Unternehmen ein Proxyserver verwendet und dieser ist bereits systemweit konfiguriert, wählen Sie die Option "Proxy Einstellungen automatisch erkennen" unter "Einstellungen" - "Allgemein" - "Proxyserver Konfiguration" im Bietercockpit. Sollte der Proxyserver nur zur Kommunikation des Bietercockpits in das Internet zum Einsatz kommen, wählen Sie die Option "Manuelle Proxy-Konfiguration". Setzen Sie keinen Proxyserver ein, wählen Sie die Einstellung "Direkte Verbindung zum Internet".

      Sie finden in der Hilfe zum Bietercockpit im Kapitel 7.2.2 weitere Erklärungen zu diesem Thema.