FAQ

1. Fragen zur Vergabeplattform

Sie finden an dieser Stelle allgemeine Antworten zur Bedienung der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin, die uns von Ihnen übermittelt wurden.
Die Themen auf dieser Seite werden von uns ständig aktualisiert. Sollten Sie hier keine Antwort zu dem Sie interessierenden Thema finden, schreiben Sie eine Mail an die jeweilige Kontaktadresse der Kooperationspartner der Vergabeplattform.

Ist es möglich, mehrere Mitarbeiter zu einer Firma zu registrieren?

Antwort:

Ja, diese Möglichkeit besteht und wird ausdrücklich gewünscht! Eine Mehrfachanmeldung einer Firma kann so vemieden werden. Unter Ihrer Anmeldung finden Sie unter "Meine Daten ändern" - "Mitarbeiterliste" die Funktion "Neuen Mitarbeiter anlegen".

Ich habe mein Passwort vergessen, wie erhalte ich ein neues Passwort?

Antwort:

Unter "Anmelden" - "Passwort vergessen" finden Sie die Möglichkeit ein neues Passwort anzufordern.

Ich habe meinen Benutzernamen vergessen, wie komme ich an diese Information?

Antwort:

Unter "Anmelden" - "Benutzername vergessen" finden Sie die Möglichkeit Ihren Benutzernamen anzufordern.

Welche Unterschriften sind für die Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten möglich?

Antwort:

Dies variiert abhängig von der ausschreibenden Stelle und der jeweiligen Vergabe. In den Vergabeunterlagen finden Sie die Angaben über zugelassene Formen der Abgabe/Unterschrift.

Folgende Varianten der Abgabe sind möglich:
  • eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur
  • Unterschrift in Textform - hier reicht die Authentifizierung über die Vergabeplattform in Verbindung mit der Angabe des abgebenden Firmenvertreters / Firma in den Feldern der entsprechenden Formulare (Teilnahmeantrag, Angebotsschreiben)
  • in Ausnahmefällen schriftliche Angebote. Hier gelten die üblichen Formerfordernisse im Schriftverkehr

Warnt die Vergabeplattform den Nutzer, wenn der Gültigkeitszeitraum eines Nachweises abläuft?

Antwort:

Derzeit ist keine deartige Logik in der Nachweisverwaltung vorhanden. Sie müssen bei Ablauf eines Nachweises den bestehenden Nachweis löschen und einen neuen Nachweis erstellen.

Welche Dateiformate können bei der Nachweisverwaltung hochgeladen werden?

Antwort:

*.pdf; *.docx; *.xlsx; *.pptx

Welche maximale Dateigröße dürfen einzelne Nachweise besitzen?

Antwort:

20 MB

Bestehen Software-Voraussetzungen für die Nutzung der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin?

Antwort:

Die Vergabeplattform ist in jedem aktuellen Browser lauffähig. Zum Einsatz des Bietercockpits ist eine aktuelle Java Version für das von Ihnen genutzte Betriebssystem notwendig.
Das Bietercockpit ist unter den gängigsten Betriebssystemen (MS Windows, MacOS, Linux) lauffähig. Unter MacOS müssen Sie u.U. die Sicherheitseinstellungen so anpassen, dass Sie dem Hersteller der Software vertrauen. Alle AI Werkzeuge können durch Sie kostenfrei genutzt werden.

2. Fragen zum AI Bietercockpit

Sie finden im Bietercockpit unter dem Menü "Info" eine sehr ausführlich-bebilderte Anleitung zur Einrichtung und Bedienung des Bietercockpits.

Kann ein Angebot an mehreren Rechnern von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden?

Antwort:

Die Dateien für das Angebot werden von der Vergabeplattform heruntergeladen und im Bietercockpit LOKAL im Standardverzeichnis des Benutzers abgespeichert. Das bedeutet, dass ein Angebot nur auf demselben Rechner und unter demselben angemeldeten Benutzer bearbeitet werden kann. Soll das Angebot mit einer anderen Benutzeranmeldung oder auf einem anderen Rechner weiter bearbeitet werden, exportieren Sie das bearbeitete Angebot als *.bcf aus der Ausschreibungsübersicht und importieren das auf dem anderen Rechner / unter der anderen Benutzeranmeldung im Bietercockpit.

Wer signiert das Angebot bei der Abgabe als Bietergemeinschaft?

Antwort:

Der federführende Unternehmer unterschreibt das Angebot mit seiner elektronischen Signatur entsprechend der in den Ausschreibungsunterlagen zugelassenen Signaturformen (fortgeschritten, qualifiziert oder elektronisch in Textform).

Können Bewerbungen und Angebote zurückgezogen werden?

Antwort:

Bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist, haben Sie im AI Bietercockpit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung oder Angebot zurückzuziehen.

Wie können Nebenangebote abgegeben werden?

Antwort:

Sofern Nebenangebote im Verfahren zugelassen sind, können Sie im AI Bietercockpit zwischen Haupt- und Nebenangeboten unterscheiden.

In welcher Form sollen Nebenangebote abgegeben werden?

Antwort:

Die Form der Nebenangebote ist frei gestaltbar. Im Normalfall fügen Sie das Anschreiben des Nebenangebots bei und laden die relevanten Daten im Bietercockpit hoch.

Können die Daten, bspw. vom Angebot, auch lokal auf dem PC gespeichert werden?

Antwort:

Alle Daten zu den von Ihnen bearbeiteten Vergaben sind im Bietercockpit jederzeit verfügbar, können exportiert werden und sind durch Sie selbst archivierbar.

Müssen Anlagen, wie z.B. Frauenförderung, separat unterschrieben werden?

Antwort:

Nein, die Signatur bei der Abgabe des Angebots oder eines Teilnahmeantrages gilt für alle Anlagen.
Ausnahmeregelungen sind in den Vergabeunterlagen definiert.

Kann zusätzlich ein einzelnes Dokument im AI Bietercockpit signiert werden?

Antwort:

Sie können digital signierte Dokumente mit eingebetteter Signatur (PDF) oder mit abgesetzter Signatur (Originaldokument und Signatur) jederzeit zu ihrem Angebot importieren.

Woran kann es liegen, dass Probleme beim Abgeben eines Angebots auftreten?

Antwort:

Wenn Sie ein Angebot, nachdem Sie es bearbeitet haben, nicht abgeben können, sind die Ursachen oft in falsch gesetzten Proxyeinstellungen im Bietercockpit zu finden. Wird in Ihrem Unternehmen ein Proxyserver verwendet und dieser ist bereits systemweit konfiguriert, wählen Sie die Option "Proxy Einstellungen automatisch erkennen" unter "Einstellungen" - "Allgemein" - "Proxyserver Konfigurieren" im Bietercockpit. Sollte der Proxyserver nur zur Kommunikation des Bietercockpits in das Internet zum Einsatz kommen, wählen Sie die Option "Manuelle Proxy-Konfiguration". Setzen Sie keinen Proxyserver ein, wählen Sie die Einstellung "Direkte Verbindung zum Internet".

Sie finden in der Hilfe zum Bietercockpit im Kapitel 7.2.2 weitere Erklörungen zu diesem Thema.

Ich finde meine Vergabe nicht im Bietercockpit im Register "Ausschreibungen". Für eine bereits archivierte Vergabe soll ein Teilnahmeantrag/ Angebot abgegeben werden.

Antwort:

Sie können nur Teilnahmeanträge/ Angebote für Vergaben abgeben, die im Register "Ausschreibungen" aufgelistet werden. Alle Vergaben im Register "Archiv" müssen sie für eine Bearbeitung aus dem Archiv in das Register "Ausschreibungen" verschieben. Eine Anleitung finden Sie hier.

Wo finde ich die Quittung/den Nachweis für mein abgegebenes Angebot?

Antwort:

Für die eigene Nachvollziehbarkeit eines abgegebenen Angebotes bzw. für die Unterstützung durch den technischen Support des Anbieters ist die Quittung für die Angebotsabgabe entscheidend. Wie Sie diese finden, erklären wir Ihnen hier.

3. Fragen zur Steuersenkung

Welcher Steuersatz ist im Rahmen von Bauleistungen bei den folgenden Konstellationen anzuwenden?

Antworten:

Bauende und Abnahme vor dem 01.07.2020:

  • Die Bestimmung des Steuersatzes hängt von der Bauabnahme durch den Auftraggeber und dem gleichzeitigen Beginn der Gewährleistungsfrist ab. Erfolgte diese vor dem 01.07.2020, ist die Bauleistung mit 19% zu besteuern.
Bauende bis 30.06.2020, Abnahme zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020:
  • Erfolgt die Abnahme nach dem 01.07.2020 unterliegt die gesamte Leistung 16% Umsatzsteuer unabhängig von dem auf der Rechnung vermerkten Leistungszeitraum.
Bauende ab 01.07.2020, Abnahme ab 01.07.2020:
  • Auch in diesem Fall unterliegt die gesamte Bauleistung 16% Umsatzsteuer.
Baumaßnahmen mit in sich abgeschlossenen Teilleistungen bis 30.06.2020 z.B. Schächte, Abläufe, Bauwasseranschluss usw.:
  • Handelt es sich um Teilleistungen im umsatzsteuerlichen Sinne, die gesondert abgenommen werden, wird der Steuersatz im Zeitpunkt der Ausführung der Teilleistung bestimmt.
    Wird die Teilleistung vor dem 01.07.2020 ausgeführt, dann ist die Teilleistung mit 19% zu versteuern.
    Wird die Teilleistung nach dem 30.06.2020 und vor dem 01.01.2021 abgenommen, so unterliegt die Teilleistung 16% Umsatzsteuer.

Wann liegen Teilleistungen vor und wie sind diese zu berücksichtigen?

Antwort:

Bei Teilleistungen entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Teilleistung, das heißt mit Abnahme der Teilleistung. Hier kommt es bei der Frage, welcher Steuersatz anzuwenden ist, nicht darauf an, wann die Gesamtleistung ausgeführt wird, sondern wann die einzelne Teilleistung ausgeführt wurde.
Teilleistungen können jedoch nur unter folgenden Voraussetzungen vorliegen:

  • wirtschaftliche Teilbarkeit der Leistung
  • gesonderte Abnahme bei einer Werklieferung bzw. Vollendung bei einer Werkleistung
  • gesonderte vertragliche Vereinbarung im Vorhinein
  • gesonderte Abrechnung
Bei der wirtschaftlichen Teilbarkeit ist zu beachten, dass eine Werklieferung z.B. nur in einzelne Werklieferungen aufgeteilt werden kann, nicht in Lieferung und sonstige Leistung.

Welcher Steuersatz ist bei Abschlagsrechnungen für Bauleistungen anzuwenden?

Antwort:

Werden Zwischen- bzw. Abschlagsrechnungen für Bauleistungen gestellt und liegen keine Teilleistungen vor, so bemisst sich in diesen Fällen die Umsatzsteuer zunächst nach dem Zeitpunkt der Vereinnahmung der Abschlagszahlungen unabhängig von dem auf der Rechnung ausgewiesenen Leistungszeitraum.

Der Steuersatz, der final auf die Gesamtleistung anzuwenden ist, bemisst sich nach dem Zeitpunkt der Ausführung der Gesamtleistung (Abnahme). Stellt sich hierbei heraus, dass der ausgewiesene Steuersatz in bereits gestellten Abschlagsrechnungen nicht korrekt ist, wird die Steuer im Rahmen der Schlussrechnung korrigiert.

Die Finanzverwaltung lässt es grundsätzlich zu, dass in Abschlagsrechnungen der Steuersatz angegeben wird, der bei Ausführung der Leistungen (Abnahme) anzuwenden sein wird. Aus Gründen der Praktikabilität und Vereinheitlichung werden sich die BWB jedoch an die gesetzliche Regelung halten und nur Rechnungen stellen und akzeptieren, die den Steuersatz ausweisen, der bei Vereinnahmung von Anzahlungen gültig ist.

Welcher Steuersatz ist bei Dauerleistungen anzuwenden?

Antwort:

Der Steuersatz bemisst sich bei Dauerleistungen am Zeitpunkt der Ausführung der Leistung. Dies ist der Tag an dem der vereinbarte Leistungszeitraum endet.

Werden Dauerleistungen (Mietverträge, Leasingverträge, Wartung) für kürzere Zeitabschnitte abgerechnet (z.B. monatlich, viertel-, halbjährlich), liegen insoweit Teilleistungen vor, bei denen die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Ausführung der Teilleistung entsteht (z.B. monatlich, viertel-, halbjährlich).

Stand: 20.07.2020